Zamówienia publiczne

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora nr 10/2020/2021
z dnia 15.01.2021

Regulamin udzielania zamówień publicznych w Publicznej Sportowej Szkole Podstawowej nr 5 w Krapkowicach, których wartość netto jest mniejsza niż 130 000 złotych

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość netto jest mniejsza niż  130 000 złotych, zwany dalej „Regulaminem”, określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację udzielania zamówień z pominięciem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie tylko do udzielanych przez Zamawiającego zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowanych ze środków publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą Pzp”, o wartości netto mniejszej niż kwota 130 000 złotych.
3. Zasad opisanych w niniejszym Regulaminie nie stosuje się, jeśli instytucja przyznająca środki finansowe dla Zamawiającego żąda respektowania własnych procedur dla udzielania zamówień.
4. W celach sprawozdawczych pracownik merytoryczny informuje o każdym zamówieniu publicznym pracownika księgowości, który prowadzi rejestr udzielonych w danym roku sprawozdawczym zamówień, poprzez dostarczenie dokumentu (faktura, nota, rachunek, umowa) będącego udokumentowaniem zamówień, o których mowa w ust. 2.

§ 2. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1. Zamawiający – jednostka budżetowa – Publiczna Sportowa Szkoła Podstawowa nr 5 w Krapkowicach,
2. Kierownik Zamawiającego – Dyrektor Publicznej Sportowej Szkoły Podstawowej nr 5 w Krapkowicach,
3. Komórka Merytoryczna -  komórka organizacyjna lub stanowisko pracy w zakresie działania której(ego) mieści się realizacja konkretnego zamówienia publicznego w Publicznej Sportowej Szkole Podstawowej nr 5 w Krapkowicach,
4. Pracownik merytoryczny – pracownik Komórki Merytorycznej, do którego obowiązków służbowych należy załatwienie spraw z danego zakresu,
5. Pracownik księgowości – pracownik Gminnego Centrum Usług Wspólnych w Krapkowicach, który obsługuje jednostkę budżetową pod względem rachunkowym,
6. Środki publiczne – środki publiczne w rozumieniu przepisów o finansach publicznych.

Rozdział 2
Odpowiedzialność

§ 3.

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie opisanych w niniejszym Regulaminie poszczególnych zamówień odpowiedzialni są pracownicy merytoryczni, nad którymi nadzór pełni Kierownik Zamawiającego.
2. Nie dopuszczalne jest dzielenie zamówienia i zaniżanie jego wartości w celu ominięcia obowiązku stosowania Ustawy.
3. Za terminowe wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego, z zachowaniem ciągłości w realizacji umów z wykonawcami, odpowiedzialny jest Kierownik Zamawiającego.

Rozdział 3
Kryteria i zasady udzielania zamówień publicznych

§ 4.

1. Wydatkowanie środków publicznych może nastąpić na cele i w wysokości ustalonej
   w planie finansowym Zamawiającego.
2. Wydatkowanie środków publicznych powinno być dokonywane:

1. z zachowaniem zasady celowości, oszczędności, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
2. realizowane tylko w momencie posiadania środków pieniężnych na dzień zakupu/zwarcia umowy,
3. w sposób umożliwiający jego terminowe wykonanie i ciągłość w realizacji zadań,
4. przy zachowaniu zasady równego traktowania wykonawców.

Rozdział 4
Procedura wszczęcia i przeprowadzenia postępowania zamówień publicznych

§ 5.

1. Udzielenie zamówienia publicznego winno być poprzedzone oszacowaniem wartości zamówienia publicznego.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest cena netto.

§ 6.

1. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy lub praw będących przedmiotem dostawy.
2. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na usługi jest wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem.
3. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na roboty budowlane jest kosztorys inwestorski.
4. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez Zamawiającego do dyspozycji wykonawcy.
5. Wartość rynkową, o której mowa w ust. 1 i 2, określa się na podstawie przeciętnych cen stosowanych na rynku lokalnym.
6. Jeżeli nie można obliczyć wartości zamówienia na podstawie realiów rynkowych Zamawiający może swój szacunek oprzeć na aktualnie powszechnie stosowanych katalogach, cennikach i taryfikatorach.

Rozdział 5
Procedury udzielania zamówienia publicznego

§ 7. Ustala się następujące procedury udzielania zamówień publicznych, których wartość netto:

1. jest mniejsza niż 70 000 złotych,
2. jest równa lub większa od kwoty 70 000 złotych - do 130 000 złotych.

§ 8.

1. Obowiązkiem Kierownika Zamawiającego jest wszczęcie procedury zamówienia tak, aby umożliwić rozstrzygnięcie postępowania w wymaganym terminie, zapewniającym ciągłość realizowanych zadań.
2. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie
   i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 9. Zamówienia publiczne o wartości netto mniejszej niż 70 000 złotych

1. Do zamówień, których wartość szacunkowa jest mniejsza niż 70 000 złotych netto nie stosuje się postanowień niniejszego Regulaminu. Pracownik merytoryczny prowadzi negocjacje z jednym wykonawcą, przy zachowaniu zasady celowości, oszczędności z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
2. Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję o przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości netto mniejszej niż 70 000 złotych wg procedury, o której mowa w § 10.

§ 10. Zamówienia publiczne o wartości netto równej lub wyższej od kwoty 70 000 złotych - do 130 000 złotych

1. Pracownik odpowiedzialny za realizację danego zamówienia występuje z wnioskiem o wyrażenie zgody na wszczęcie procedury udzielenia zamówienia publicznego o wartości netto równej lub wyższej od kwoty 70 000 złotych do 130 000 złotych do Kierownika Zamawiającego. Wniosek stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Po wyrażeniu zgody przez Kierownika Zamawiającego na realizację danego zamówienia, pracownik merytoryczny przeprowadza procedurę zamówienia publicznego.
3. Procedura udzielenia zamówienia polega na tym, że pracownik merytoryczny:

1. opisuje przedmiot zamówienia i ustala jego wartość (załącznik nr 2 do Regulaminu),
2. zaprasza do składania ofert co najmniej 2 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia chyba, że na rynku nie występuje taka liczba wykonawców,
3. zapytanie ofertowe zawiera co najmniej:
   1. nazwę zamawiającego,
   2. nazwę i opis przedmiotu zamówienia,
   3. warunki realizacji zamówienia / termin wykonania zamówienia,
   4. warunki udziału w postępowaniu,
   5. opis sposobu przygotowania oferty,
   6. miejsce oraz termin składania ofert,
   7. kryteria oceny ofert,
   8. klauzulę informacyjną RODO,
4. na podstawie otrzymanych ofert pracownik merytoryczny wybiera wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę (załącznik nr 2 do Regulaminu),
5. do czasu jej zarchiwizowania, cała dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przechowywana jest u pracownika merytorycznego, odpowiedzialnego jest za jego realizację.

4. W przypadku, gdy wpłynie jedna oferta, zleca się wykonanie zamówienia podmiotowi, który złożył ofertę. Jeśli nie wpłynie żadna oferta, pracownik merytoryczny prowadzi negocjacje z wybranym przez siebie wykonawcą.
5. Załącznik nr 3 do Regulaminu określa ramowy wzór formularza ofertowego, Kierownik zamawiającego dopuszcza składanie ofert na własnych drukach wykonawców.

  § 11.

1. Kierownik Zamawiającego, dopuszcza możliwość udzielenia zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności, z zastrzeżeniem ust.3:

1. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:

1. z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,
2. z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,

2. ze względu na szczególną sytuację której zamawiający nie mógł przewidzieć, i zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, w celu ograniczenia skutków zdarzenia losowego, miejscowe zagrożenia, awarii, w szczególności zagrażającego życiu lub zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody o znacznych rozmiarach,
3. w przypadku gdy w postępowaniu prowadzonym uprzednio nie złożono żadnej oferty lub wszystkie oferty odrzucono ze względu na niezgodność z treścią zaproszenia do składania ofert,
4. w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne ze względu na wykonanie zamówienia podstawowego,
5. w przypadku udzielania dotychczasowemu wykonawcy usług, dostaw lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegającego na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia, które jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego oraz było przewidziane w szacowaniu wartości zamówienia podstawowego,
6. zamówień, których przedmiotem są:

1. usługi prawnicze,
2. szkolenia organizowane przez zewnętrzny podmiot,
3. przedłużenia ważności posiadanych licencji na systemy informatyczne i oprogramowania oraz ich rozbudowa,
4. zakup czasu antenowego lub radiowych usług medialnych,
5. usługi wydawnicze,
6. zakup publikacji ogłoszeń w prasie,
7. zakup czasopism, literatury fachowej, materiałów edukacyjnych i promocyjnych,
8. usługi medyczne,
9. usługi ubezpieczeniowe,
10. usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych i ustnych,
11. usługi w zakresie organizacji wystaw,  koncertów, festiwali, widowisk,  przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej oraz organizacji i obsługi imprez sportowych w tym zakup nagród,
12. w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
13. usługi w dziedzinie obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i kwalifikacji wojskowej.

2. Z przeprowadzonej procedury sporządza się pisemną Notatkę służbową, która zawiera co najmniej: uzasadnienie udzielenia zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, nazwę i opis przedmiotu zamówienia, rodzaj zamówienia, nazwę i adres wykonawcy, cenę oferty.
3. Negocjacji, o których mowa w ust.1, nie stosuje się do zamówień, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, a stawki cen jednostkowych tego wykonawcy wymagają zatwierdzenia przez Prezesa Urzędu Regulacji lub inny organ do tego uprawniony.

§ 12.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem należy stosować przepisy ustawy o finansach publicznych, kodeksu cywilnego oraz innych ustaw związanych z przedmiotem zamówienia.

Załączniki:

Zał.1 PDFWniosek o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego.pdf (449,08KB)
Zał.2 PDFProtokół z rozeznania cenowego.pdf (193,34KB)
Zał.3 PDFFormularz ofertowy.pdf (439,04KB)
Zał.4 PDFKlauzula informacyjna.pdf (282,94KB)