Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Godziny pracy sekretariatu od 7.00 do 15.00

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora nr 8/2017/2018
z dnia 6 grudnia 2017

Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
w  Publicznej Sportowej Szkole Podstawowej nr 5  w Krapkowicach

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 14 czerwca 1960r.-Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U.z 2013 r.,  poz. 235 ).
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków  (Dz.U. z 2002 r., Nr 5, poz.46).

Rozdział I
Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

1. 1. Wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez:

1. dyrektora szkoły – w każdy wtorek w godzinach od 12ºº do 14 ºº;
2. wicedyrektora- w każdą środę od 8⁰⁰ do 11⁰⁰;
3. pracowników sekretariatu wyznaczonych przez dyrektora szkoły – codziennie w godzinach pracy sekretariatu .

2. Skargi mogą być wnoszone:

1. pisemnie;
2. elektroniczną skrzynką podawczą;
3. ustnie do protokołu – zał. 1 lub zał. 2.

3. Pracownik przyjmujący skargę/ wniosek potwierdza złożenie skargi/wniosku, jeżeli osoba je wnosząca zażąda potwierdzenia.
4. Pracownik przyjmujący skargę/ wniosek obowiązany jest przekazać ją niezwłocznie dyrektorowi.
5. W szkole prowadzi się Rejestr skarg i wniosków wg wzoru – zał. 3. Rejestr skarg i wniosków przechowuje się w sekretariacie szkoły. Rejestr skarg i wniosków posiada następujące rubryki:

1. liczba porządkowa;
2. data wpływu skargi/wniosku;
3. data rejestrowania skargi/wniosku;
4. adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek;
5. informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek;
6. termin załatwienia skargi/wniosku;
7. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku;
8. data rozpatrzenia;
9. krótka informacja o sposobie załatwiania sprawy

6. Do rejestru nie wpisuje się  skarg i wniosków, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego- anonimy.
7. Do rejestru nie wpisuje się pism skierowanych do wiadomości szkoły.
8. Skargi i wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych i prawnych.

Rozdział II
Kwalifikowanie skarg i wniosków

2. 1. Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.

Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.

2. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
3. Skargi/wnioski, które nie należą do kompetencji szkoły, należy zarejestrować, a następnie pismem przewodnim przesłać zgodnie właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ, kopię pisma zostawić w dokumentacji szkoły.
4. Skargi/wnioski, które dotyczą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować a następnie pismem przewodnim przesłać właściwym organom zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego, a kopie zostawić w dokumentacji szkoły.
5. Skargi/wnioski anonimowe pozostają bez rozpoznania.

Rozdział III
Rozpatrywanie skarg i wniosków

3. 1. Pracownik upoważniony do rozpatrywania skarg/wniosków jest zobowiązany przestrzegać następującej kolejności działań:

1. przyjęcie, kwalifikowanie i rejestracja skargi/wniosku;
2. analiza treści skargi/wniosku;
3. określenie i wyszczególnienie zarzutów;
4. w przypadku, gdy z treści skargi/wniosku nie można ustalić jej przedmiotu – wezwać skarżącego do złożenia wyjaśnienia lub uzupełnienia w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania z jednoczesnym pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi/wniosku bez rozpoznania;
5. przeanalizowanie zarzutów w aspekcie prawnym;
6. zaplanowanie trybu działań / czynności postępowania wyjaśniającego,  w tym:

• ustalenie źródeł informacji, trybu i form ich zbierania,
• ustalenie wykazu dokumentów przewidzianych do kontroli, badania,
• przygotowanie narzędzi wspomagających wyjaśnienie sprawy, np. ankiet, listy pytań, kwestionariusza wywiadu, arkusza diagnostycznego, itp.,

7. przypadku braku możliwości załatwienia skargi/wniosku w określonym terminie przygotować zawiadomienie o przedłużeniu okresu rozpatrywania skargi/wniosku wraz z podaniem przyczyny i planowanego terminy zakończenia;
8. analiza zebranych materiałów w postępowaniu wyjaśniającym, ustalenie stanu faktycznego, odniesienie się do stanu prawnego i zasadności zarzutów;
9. opracowanie projektu odpowiedzi na skargę/ wniosek;
10. sformułowanie wniosków do dalszej pracy celem poprawy wskazanego obszaru pracy szkoły, w przypadku, gdy skarga / wniosek były zasadne.

 3. 2. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następują dokumentację:

1. oryginał skargi/wniosku;
2. notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego- zał. 4;
3. materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku;
4. odpowiedź do skarżącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem;
5. inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.

3. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:

1. oznaczenie organu, od którego pochodzi,
2. wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,
3. imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.

4. Pełna dokumentacja po zakończeniu sprawy przechowywana jest w sekretariacie szkoły.

Rozdział IV
Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

4. 1. Z Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki.

2. Skargę/wniosek rozpatruje się:

1. do czternastu dni, gdy skargę wnosi poseł na Sejm, senator lub radny;
2. do miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające;
3. do dwóch miesięcy gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana.

3. Do siedmiu dni należy:

1. przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu;
2. przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ lub gdy właściwy jest organ wymiaru sprawiedliwości;
3. przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszane dotyczą różnych organów;
4. przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia;
5. zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku;
6. udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.

Załączniki:

zał. 1  PDFProtokół przyjęcia skargi ustnej.pdf (388,04KB)
zał. 2  PDFProtokół przyjęcia skargi ustnej z potwierdzeniem.pdf (373,00KB)
zał. 3  PDFWzór rejestru skarg i wniosków.pdf (229,57KB)
zał. 4  PDFNotatka służbowa.pdf (378,19KB)
zał. 5  PDFImienny wykaz osób uprawnionych do rozpatrywania skarg i wniosków.pdf (302,63KB)